协作2.0就是在共享这个基本概念的基础上添加了云计算、社交、互联网和移动等技术。
沈建苗编译
企业协作工具根本不是什么新概念。毕竟，这项技术的先驱Lotus Notes可以追溯到25年前。而计算行业颇有远见的Douglas Engelbart在其1968年的“演示之母”(Mother of All Demos)展会上展示了早期的协作软件。不过在过去几年，一大批新的协作产品纷纷涌入市场，它们与前一代产品的区别或大或小。
没错，与旧工具一样，新工具也旨在促进工作场所的协作和想法交流。但一般来说，新一批工具基于互联网或基于云计算，而不是驻留在防火墙后面的服务器上。与旧一代产品相比，新产品使用和安装起来基本上也要容易得多。像任务管理、聊天、社交网络、甚至文档共享这些工具同样采用了一些新型的协作技术。
弗雷斯特研究公司的分析师Rob Koplowitz说：“这些其实极具颠覆性的厂商有一个共同之处，那就是它们总是脱胎于云环境。它们不是针对云计算对某产品进行翻新。它们非常容易访问并开始使用，甚至对个人来说也是这样，小团队更是不在话下。”
另外，基于互联网的产品易于被移动设备访问，不需要用户下载应用程序。这使得产品在如今的工作环境下很有用，如今人们想随时随地使用任何设备来办公。
此外，可能最值得注意的是，共享和社交网络这种文化已变得极其深入人心。Lepofsky说：“我们以前要花大量时间来解释Notes是什么东西。”如今，人们要求在工作场所中共享和联络能够与个人生活中一样容易。
尽管取得了进展，但新一批服务面临像Notes和微软的SharePoint这类产品当初面临的类似的实施挑战。知名调研机构Gartner集团的分析师Jeffrey Mann说：“我们确实看到了许多部署失败的案例。”
不过，由于事先考虑到如何才能最有效地部署新工具，一些公司表示它们已获得了显著效益。
效益显著
使用协作工具的公司表示，它们从中切实获得了价值，往往要比之前从一些旧产品中获得的价值大得多。
理光公司的社交协作经理Courtney Zentz表示，以前的协作软件存在一个大问题，那就是它们需要企业建立站点，这些站点是为一批特定的人员进行协作设计的。她说：“这类产品会火一星期，之后没了动静。项目最终会重新使用原来的电子邮件。协作工具根本就是一阵风。”
2011年年底，理光开始使用Jive。用户们可以迅速地轻松建立工作区，邀请想要协作的任何人加入进来。Zentz说：“Jive能够按用户的要求来做，SharePoint则不然。”
理光一度有大约500个SharePoint站点，但此后关闭了其中的大多数站点。Zentz表示，公司仅保留了几个，因为SharePoint还是有一些优点。比如说，SharePoint非常适合管理工作流程。
加特纳集团的Mann表示，那正是SharePoint善于发挥特长的环境。“SharePoint在基本上受到监管的预定义环境中表现良好。这种环境的特点是‘在此发布你的每周报告’或‘在此申请更大的电脑’，而不是‘我需要召集一组人，搞清楚如何做好下周的产品发布工作。’”
理光在使用Jive所提供的一系列广泛的功能特性。Zentz表示，最重要的功能之一是微软Office插件。她说：“五个人可以协作处理演示文稿，做到无缝整合。”
社交功能也在理光产生了重大的影响。比如说，一名IT管理员在Jive上开始谈论某个效率低下的流程，许多同事插话表示赞成。理光的CIO注意到了讨论，五天后，他做出了改进流程的政策决定，而这个流程已实施了整整10年。
博普乐思(Populous)管理各大体育比赛，包括美国橄榄球超级杯和全国大学生体育协会(NCAA)联赛，比如十大联盟男子篮球赛、Sugar Bowl和Orange Bowl足球联赛等。它借助协作工具，帮助协调那些大型赛事。这家公司设计和管理体育场的建筑，并监管运营规划。它必须协调数百人的活动，而这些人为众多公司工作，有栅栏建造商，有广播公司。
博普乐思的项目运营经理Marc Klein说：“我们遇到了大型赛事绝对没法管理的瓶颈。”这家公司有一名专职员工，其工作就是接收通过电子邮件发来的工人进度表电子表格，仔细阅读电子表格，找到最新信息，并改动总进度表，然后发回给每个人。他说：“之前没有真正的实时进度表信息。”
因而，错误频频出现。
Klein表示，博普乐思需要一种不需要客户端应用程序的服务，因为NCAA等一些合作伙伴对安装到员工电脑上的新软件的种类有严格的要求。他还想要一种在手机上可以轻松访问使用的服务。
大概四年前，这家公司选定了Smartsheet，这个工具提供了类似电子表格的界面，诸团队可以共享——添加注释、附加文档、设置提醒以及建立日历链接。
在过去，如果面对超级杯这样的赛事，博普乐思会在有500行的电子表格上给出进度表。现在使用Smartsheet，它创建一个总进度表，但可以对它进行排序，仅仅把相关的内容发给诸厂商。
Klein表示，Smartsheet还提供了对博普乐思来说很合适的成本结构。他只需要为授权用户付费，这一小群人经常从一项赛事赶到另一项赛事。每次赛事受邀协作的另外二三百人不需要付费就能协作。这样一来，他在编制预算时很容易预测成本。
实施不能事后考虑
无论一家公司像理光那样使用一批功能特性用于不同的用途，还是像博普乐思那样得益于一种更有针对性的使用场合，认真部署的做法都是关键。要不然，工具不太可能得到广泛使用。
Zentz表示，在理光的全球10万名员工中，26500名人(主要在美国)拥有使用Jive的帐户。其中25000人每30天至少登录一次账户。理光将Jive如同内联网来使用，所以一些用户可以登录阅读新政策或其他内部文档。
在过去一个月，大约5500人已实际参与协作空间或讨论。在这期间，2600人使用Jive创作了内容，包括博客文章或讨论。Zentz说：“员工积极撰写内容、参与社区，我们很高兴。”
她向理光的500名销售员部署了这款产品。不过，她允许他们邀请其他员工协作。她说：“我们很想知道会出现什么情况。”
大概60天内，3000名理光员工注册了账户。之后，公司在一年半的时间里陆续部署到现有用户。
Zentz表示，现在回想起来，她希望抓住开始大家对Jive难捺兴奋的大好机会，从而帮助新来的员工。最初，全公司只有她和一名兼职的营销员工是帮助员工的支持人员。她表示，希望能制定一项计划，好让真正对Jive有兴趣的人为想获得帮助的其他人充当顾问。
在理光，使用Jive是大多数员工的自愿行为。而在一些企业，由于新的协作工具事关重大，采用新工具可能是强制性的。
机构伦理审查委员会(IRB)最近开始使用Intralinks Via。这同一家厂商的相关产品IntraLinks众所周知的地方可能是用于建立安全在线空间，以便共享与企业并购有关的敏感文档。Intralinks Via用于较一般的共享，旨在容易开始使用。
IRB为在人类身上进行临床试验的制药公司执行理伦理审查。IRB的业务运营主管Simon Corman表示，最初，IRB使用联邦快递公司(FedEx)来发送研究方面的敏感纸质文档。由于IRB的客户开始扫描那些文档，他们要求IRB替自己完成扫描这项任务，并通过电子邮件来发送。Corman说：“后来，客户的IT部门开始说‘啊，你们在通过普通电子邮件发送这些文档?”
为了寻求一种更好的解决方案，IRB考察了Box和Dropbox，但不相信它们足够安全。
后来Corman无意中发现了Intralinks Via。他说：“一项重要功能是，该系统内置了问责机制。现在，我们可以看到调查人员是否下载和查看了文档。要是没有，我们可以将该信息发回给赞助商。”要是调查人员或研究人员没有看过文档，这通常意味着他们其实没有开始工作，或者可能不合规范。赞助商即制药公司可能想要采取跟进措施。
IRB有大约30个内部授权用户有权创建新的工作流。Corman表示，协作成员受邀访问文档，但没必要为此支付费用，包括几百个客户和几千名研究人员。
如果研究人员和制药公司希望项目通过IRB的审批，就需要访问文档，所以采用Intralinks Via不是多大的问题。话虽如此，新技术还是为员工们解决了一个棘手问题。
Lepofsky表示，诸如此类的工具不是很难推销出去。
由于隐私问题和监管法规，IRB之类的公司并不总是急于充分利用各种新的产品和服务。Gartner集团的Mann认为，许多公司不会考虑新的协作工具，是由于它们处于合规监管很严的行业。他说：“而具有讽刺意味的是，那样一来，他们只有继续使用电子邮件，而电子邮件的控制机制还要少。”
然而，他表示这并不意味着公司完全会欢迎任何协作工具。一些群体可能青睐受到监管的环境，或者觉得开设开放式交流空间的这种企业文化变革太过激进。Mann表示，硬将协作工具推入到这种环境可能弊大于利。
其他用户可能需要学会正确使用协作工具。Mann说：“人们需要考虑这一组中有谁。”比如说，如果一名经理为一群同事建立了一个组，敲定即将被裁员的名单，那么该组不该被所有员工访问。
Fieldstone Architecture & Structural Engineering认真建立了多个组，讨论新招员工事宜。它采用了Kona这项协作服务，以应对大肆招兵买马的态势;去年，公司员工由15人一下子增至50人。
Fieldstone总裁兼首席执行官Ryan Rasmussen说：“我们建立了一个入职模板，落实了一套流程和体系，那样每个新员工第一天入职后，所有表格在Kona中都备齐了，每个表格都有到期日。”人力资源部门就能通过这套流程，了解新员工的工作进展。由于一切都在Kona中完成，会有一个记录，为人力资源部门提供了问责机制。
人力资源部门还使用Kona管理招聘流程。它跟踪进入面试环节的求职者，让面试官可以添加评语。如果求职者没有被选中担任某个岗位，他们仍保留在系统中，万一以后出现比较适合的岗位。
Rasmussen表示，Fieldstone还与一些客户一起使用Kona来管理项目，但不是所有客户都有兴趣使用该工具。
Mann建议：“不是说每次尝试使用协作工具都会成功，最好接受这个事实。通常会出现的是有时成功、有时失败。”
链接1:一些定义
“协作工具”已成为众多厂商使用的一个涵义甚广的术语。一些供应商在一个套件中提供一大批功能，包括文件共享、任务管理、社交网络和即时消息。另一些厂商将协作工具集成到传统的企业产品中，比如客户关系管理(CRM)和企业资源规划(ERP)软件。还有一些厂商专注于某一项核心功能，比如文件共享，并提供有助于协作的额外轻量级功能。
企业采用这类工具的势头在稳步增长。调研公司Digital Workplace Trends的顾问兼研究人员Jane McConnell发现，在2009年，她调查的企业中部署了企业社交网络软件的还不到10%，无论是局部部署，还是全面部署。2013年，部署这类软件的企业所占比率已上升至40%。她撰写的年度报告《联网企业的数字化工作场所》调查了世界各地的314家公司。
McConnell把调查对象分为两组：早期采用的公司，通常占调查对象总数的20%;以及其他公司(她称之为多数派)。她在最近即2013年第三季度的调查中发现，57%的早期采用者已在整个公司部署了生产型企业社交网络产品。相比之下，多数派中只有25%在整个公司部署了这类产品。
但那些多数派公司中相当一部分在采取措施，采用新的社交产品。大约29%表示，他们在考虑规划部署;18%表示在试用产品。
调查显示，全面使用的其他协作工具包括基于互联网的视频会议、电话会议以及顾客参加的网上讨论会。
早期采用者和多派派都在公共云中使用“非官方、临时建立的协作工作空间”。这体现了下面这个更大的趋势：“人们日益把工具掌握在自己手中，使用最适合自己的工具，无论公司制定了什么样的政策”，据该调查显示。
链接2:展望未来
专家们表示，说到添加新的功能特性，协作工具厂商会继续向消费者市场学样。
Constellation Research的分析师Alan Lepofsky说：“我为下一代的内容创作感到兴奋。”他认为，人们不希望仅仅共享Word文档链接;他们还希望使用类似Vine或Pinterest的服务来进行共享。
加特纳集团预计，人们对视频会有更大的兴趣。加特纳的分析师Jeffrey Mann说：“录制视频很可能会与实时视频一样热门。”事实上，理光的高管们已经用Jive发布视频消息。
Lepofsky还预计，厂商会在他所谓的“个人分析”方面会加大研发工作。个人分析的概念是，向个人用户提供相关数据，以便了解其博客文章是否被人阅读，或者文档是否被人打开。服务还能告知用户一天当中哪个时间段在公司社交网络上共享最合适，比如说根据以往的表现。Jive已开始为用户提供这样一些统计数字。
这种新功能可能首先来自独立厂商，它们创办时间不长，往往更灵活。Lepofsky表示，但公司也应该要求传统的企业软件开发商(比如甲骨文、IBM、微软和SAP)，将更多的协作工具做入到其产品中。这一幕已经出现了;不过对着眼于未来的企业来说，这些传统开发商成了切实可行的选择。
Lepofsky表示，如果公司已经实施了来自这样一家开发商的软件，继续使用它们提供的新型或未来的协作功能可能不失为明智之举。
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